梁先生是一家大型旅行社的總經理，公司擁有近2,000台分機，每天都要應付顧客重覆又大量的查詢，如詢問公司地址、辦公時間、索取傳真資料、又或轉駁來電至其他部門等，使梁先生需要聘請20至30名員工，負責電話接線事宜，而聘請員工亦為行政工作增添不少壓力。

此外，因公司多聘了員工，架構越加龐大，也使電話用量大幅飆升，特別是長途電話費支出，更為驚人。有見及此，梁先生向權訊科技諮詢專業意見，以便精簡公司電話服務系統。

經過了解梁先生的旅行社所應付的顧客查詢資料、電話通話量、以及恆常電話費支出，我們決定在處理Inbound話量時，為梁先生的公司建立一套完善的自動電話答話系統(IVR)及電話查詢中心(Call Center)，藉著自動化的系統有效地應付顧客重複兼且大量的諮詢。顧客一旦撥通旅行社的電話，系統便會迅速顯示客戶記錄，省去客戶服務員的查詢時間。

再者，自動電話系統也可處理一般辦公時間、分行電話、地址等查詢，顧客只要按系統指示查詢即可，系統亦能夠忠實記錄顧客需求，以及平均分流查詢電話。因此，旅行社無需要動用太多服務人員，即可處理大批客戶查詢，又可提升服務人次及服務顧客質素。

至於處理Outbound話量，我們為梁先生的旅行社設置了電話計費系統(Call Accounting System)，讓客戶掌握公司、各分社電話撥出流向並將所有資料寫入資料庫，讓管理人員可以更深入瞭解員工工作情況，從而節省公司電話費支出。

IVR及Call Center系統為梁先生的旅行社提供一個質素非常穩定的自動電話答話系統，使公司能在最短的時間，處理多個客戶查詢。系統同時為旅行社減少10%以上的人手，精簡架構之餘，也舒緩了行政部門的壓力。電話計費系統更讓旅行社大幅節省長途電話費超過50%。